Musterschreiben Auskunftsanfrage Datenverarbeitung

Muster GmbH, Geschäftsführer: Max Mustermann, Musterstr. 123, 12345 Musterhausen

Musterschreiben Auskunftsanfrage

Absender:

Muster GmbH
Musterstr. 123
12345 Musterhausen

Empfänger:

Herrn
Anton Auskunft
ABC-Str. 123
23456 ABC-Stadt

Sehr geehrter Herr/ Frau XY,

mit Anfrage vom xx.yy.zzzz haben Sie uns um Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten gebeten. Sie sind bei uns als … [hier ist die Art der Geschäftsbeziehung anzugeben, also z.B. Kunde, Interessent etc.] erfasst. [sofern der/die Anfragende noch nicht bekannt ist, bitte folgende Formulierung verwenden: „Sie sind bei uns nicht erfasst, wir haben daher – mit Ausnahme Ihrer Anfrage – keinerlei personenbezogene Daten von Ihnen.“]

Heute teilen wir Ihnen gerne mit, dass die Datenerhebung zu Zwecken der … [hier sind die Zwecke der Datenverarbeitung anzugeben, also z.B. „Kommunikation mit Ihnen“, „Abgabe von Angeboten“, „Abrechnung von Leistungen“, „zur Erfüllung von Verträgen“ etc.] erfolgt. Aus der als Anlage beigefügten Übersicht können Sie ersehen, welche Daten uns von Ihnen vorliegen. Bitte informieren Sie uns, sofern Sie Fehler darin entdecken, damit wir diese umgehend korrigieren können.

Generell bestehen diverse gesetzliche Aufbewahrungspflichten und ‐fristen, z.B. im Handelsrecht (6 bzw. 8 Jahre) oder auch im Steuerrecht (10 Jahre). Nach Ablauf dieser Fristen werden die betreffenden Daten von uns standardmäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Sofern Daten keinen Aufbewahrungspflichten bzw. -fristen unterliegen, werden sie gelöscht, sobald sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden.

Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, mit Ausnahme von Zahlungs- oder Versanddienstleistern, was im Einzelfall zur Vertragserfüllung notwendig ist. Es erfolgt auch keine Übermittlung an Länder außerhalb der Europäischen Union.

Wir hoffen, dass wir mit den vorstehenden Ausführungen Ihre Fragen hinreichend beantworten konnten. Sollten Sie noch Fragen haben, können Sie sich natürlich jederzeit gerne an uns wenden.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten in unrechtmäßiger Weise verarbeiten, steht Ihnen das Recht zu, sich bei der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde … [hier sind Name, Anschrift und Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörde einzutragen] zu beschweren. Außerdem möchten wir Sie auf Ihr Recht auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Einschränkung der Verarbeitung oder auf Widerspruch gegen die Verarbeitung hinweisen.

Mit freundlichen Grüßen

Max Muster

Muster GmbH

Anlage zum Auskunftsschreiben – Vorhandene Daten

[Anmerkung: In dieser Aufstellung sind alle personenbezogenen Daten aufzulisten, die von der auskunftsersuchenden Person vorhanden sind.]

Wichtiger Hinweis: Bei diesem Muster handelt es sich um eine Orientierungs- und Arbeitshilfe zur DSGVO. Für die Bearbeitung und den Inhalt der von Ihnen ausgefüllten Vorlage können wir keine Verantwortung übernehmen. Falls Sie Fragen zur Bearbeitung der Vorlage haben, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder eine entsprechend berechtigte Person.